Cong ty Cong Nghe Tin hoc Nha truong http://www.schoolnet.vn
Khởi tạo dữ liệu năm học mới trong phần mềm School Viewer
23/08/2009

Để kết chuyển các thông tin, dữ liệu cần thiết của năm học trước lên năm học mới bạn cần phải thực hiện một số công việc sau.


1. Công việc cuối năm:Xét duyệt học sinh lên lớp, lưu ban.

Chức năng này chỉ nên thực hiện khi đã hoàn thành tất cả các công việc như xét duyệt thi lại, rèn luyện hè; Nhập điểm thi lại và thông tin rèn luyện hè.

Để các chức năng của phần này hiển thị cho chúng ta thao tác, trước tiên chúng ta sẽ phải chuyển vạch vàng của tham số xử lý công việc cuối năm sang giai đoạn 3 (tất nhiên là thời gian hệ thống đang ở giai đoạn cuối năm học). (Xem thêm hình bên dưới)

Thực hiện: Công cụ / Công việc cuối năm / End Year Progress

Sau khi thiết lập tham số tiến trình thực hiện công việc, chúng ta sẽ tiến xét duyệt học sinh lên lớp, lưu ban:

Thực hiện: Công cụ / Công việc cuối năm / Xét lên lớp, lưu ban / Danh sách học sinh cuối năm

Xuất hiện màn hình danh sách học sinh cuối năm:

Tại màn hình này, ngoài trợ giúp chúng ta tự động xét duyệt lên lớp, lưu ban; Còn hỗ trợ chúng ta tự động xét loại tốt nghiệp, khởi tạo học bạ học sinh và có thể thiết lập bằng tay việc lên lớp hay không, loại tốt nghiệp, ghi nhận xét, hình thức vào ra…

Ý nghĩa của các nút lệnh:

giúp chúng ta tự động xét duyệt lên lớp, lưu ban (mặc định khi lần đầu tiên mở màn hình xét duyệt lên lớp, lưu ban; Svr chưa thực hiện xét duyệt)

giúp tự động xét duyệt loại tốt nghiệp (VD: tốt nghiệp loại khá, loại giỏi, loại trung bình)

khởi tạo mới và cập nhật thông tin học bạ học sinh, học sinh đang được chọn sẽ được khởi tạo một tệp dữ liệu (học bạ điện tử e2Book) có tên là mã của học sinh đó trong thư mục: .. hư mục chứa csdlstudentsmhs.sdf, tệp này chứa toàn bộ thông tin điểm, lý lịch học sinh và quá trình học tập của học sinh trong suốt quá trình học tại trường.

ghi lại các thông tin về trạng thái vào/ra của học sinh trong năm học vào sổ Đăng bộ.

toàn bộ thông tin các học sinh lưu ban sẽ được ghi lại khi chúng ta nhấp chọn nút này.

giúp chúng ta kiểm tra những mâu thuẫn về mặt dữ liệu, tất cả các dòng chuyển sang màu đỏ là các dòng có thông tin mâu thuẫn. Thông tin mâu thuẫn có thể là: học sinh lên lớp thẳng nhưng lại thiết lập là thi lại = có, lên lớp = lên lớp hoặc học sinh chưa tốt nghiệp nhưng lại đặt trạng thái ra = tốt nghiệp…

Để tránh những mâu thuẫn dữ liệu, chúng ta lưu ý rằng:

Xác định chính xác khối lớp này có phải là khối lớp tốt nghiệp hay không:

Nếu là khối lớp tốt nghiệp thì các cột: Tốt nghiệp phải được chọn, Ra = Tốt nghiệp, Đang học = Không

Chọn nút để ghi lại thông tin, để xem trước khi in, để xem thông tin học sinh, để xuất dữ liệu ra excel, để chọn giới hạn dữ liệu hiển thị và thao tác là khối hay lớp.

Sau khi xét duyệt xong, chúng ta đã có được danh sách học sinh lên lớp và danh sách học sinh lưu ban chính xác. Để in ấn thông tin này, chúng ta có thể thực hiện:

Công cụ / Công việc cuối năm / Xét lên lớp, lưu ban / Danh sách học sinh lên lớp – để xem danh sách học sinh lên lớp (xem thêm hình dưới)

Công cụ / Công việc cuối năm / Xét lên lớp, lưu ban / Danh sách học sinh lên lớp – để xem danh sách học sinh lưu ban (xem thêm hình dưới)

Xuất hiện màn hình thể hiện danh sách học sinh lên lớp hoặc lưu ban:

Màn hỉnh thể hiện danh sách học sinh lưu ban.

Ở hai màn hình này, chúng ta vẫn có thể hủy thông tin lên lớp hoặc lưu ban của học sinh; Với màn hình học sinh lên lớp, chúng ta hãy chọn học sinh sau đó nhấp chọn “Đặt lưu ban, thông tin học sinh đó sẽ được xác nhận là học sinh lưu ban; Với màn hình học sinh lên lớp, chúng ta hãy chọn học sinh sau đó nhấp chọn “Đặt lên lớp, thông tin học sinh đó sẽ được xác nhận là học sinh lên lớp; Tại cả hai màn hình cũng đều cho phép chúng ta in danh sách ra bằng cách nhấp chọn trên thanh công cụ.

2. Khởi tạo dữ liệu năm học mới.

Sau khi đã hoàn thành mọi công việc của năm học cũ, chức năng tiếp theo là thực hiện việc khởi tạo dữ liệu cho năm học tiếp theo.

Đây là lệnh rất quan trọng của phần mềm. Lệnh này chỉ thực hiện đúng một lần trong năm học, hoặc vào cuối của năm học cũ, hoặc là những ngày đầu của năm học mới.

Theo thiết kế của phần mềm School Viewer, dữ liệu của mỗi nhà trường sẽ bao gồm một tệp dữ liệu chung và các tệp dữ liệu năm học. Mỗi năm học toàn bộ điểm chi tiết của học sinh được lưu trữ trong tệp năm học này.

Thực hiện lệnh: Tệp --> Khởi tạo dữ liệu năm học.

Chú ý rằng muốn thực hiện được lệnh này thì phải đang mở CSDL nhà trường hiện thời.

Chức năn khởi tạo dữ liệu năm học mới sẽ được tiến hành theo 8 bước sau.

Bước 1/8: Nhập các thông số chung của nhà trường cho năm học tiếp theo.

- Các thông số chung của nhà trường bao gồm niên khóa, ngày bắt đầu năm học, ca học. địa chỉ, điện thoại và hiệu trưởng nhà trường.

- Tham số Niên khóa sẽ được phần mềm tự động tính toán. Thông số này không nên tự xác định.

- Trong toàn bộ quá trình khởi tạo dữ liệu nút Tiếp tục dùng để chuyển sang bước tiếp theo, nút Quay lại có ý nghĩa quay về bước trước đó.

Bước 2/8: Xác định danh sách môn học cho năm học mới.

- Mặc định danh sách môn học của năm học mới sẽ được kế thừa toàn bộ từ năm cũ. Có thể dùng chuột kích chọn hoặc hủy chọn các môn học này trong danh sách.

- Chú ý rằng các môn học này có thể tùy ý điều chỉnh trong đầu năm học.

Bước 3/8: Xác định danh sách các lớp học cho năm học mới.

- Tại bước này cần xác định nhanh danh sách lớp học và các tính chất có liên quan của các lớp học này.

- Mặc định phần mềm sẽ kế thừa toàn bộ các lớp học cũ từ năm trước và toàn bộ các tính chất của các lớp này cũng đuợc tự động chuyển sang cho năm học mới. Người dùng có thể chọn hoặc hủy chọn một trong chúng bằng cách tích chọn trên màn hình.

Bước 4/8: Xác định danh sách giáo viên cho năm học mới.

- Mặc định toàn bộ các giáo viên của năm học cũ sẽ được chuyển sang năm học mới.

- Dùng chuột tích chọn hoặc hủy chọn giáo viên trong danh sách.

- Danh sách giáo viên tham gia giảng dạy chính thức trong năm học mới có thể được điều chỉnh lại một cách chính xác sau khi đã khởi tạo xong dữ liệu cho năm học mới.

Bước 5/8: Nạp thông tin kết chuyển lớp học cho năm mới.

- Đây là một trong những bước nạp thông tin quan trọng nhất của lệnh khởi tạo dữ liệu cho năm mới.

- Tại bước này cần xác định và chốt lại qui định chung về việc chuyển lớp cho năm học mới: các lớp học từ năm hiện thời sẽ được chuyển sang lớp mới nào trong năm học tiếp theo. Phần mềm sẽ theo bảng thông tin liên kết này để kết chuyển học sinh của năm hiện thời chuyển sang năm học tiếp theo vào đúng lớp học mới.

Ví dụ: bảng kết chuyển lớp là: 6A->7A, 6B->7B, 6I->7A thì học sinh các lớp 6A, 6I của năm nay sẽ được tự động chuyển sang lớp 7A của năm tiếp theo, học sinh lớp 6B sẽ chuyển sang lớp 7B.

- Với lớp cần kết chuyển, tích chọn tại cột Chọn và chọn lớp học kết chuyển tương ứng tại cột Lớp năm mới.

- Mặc định phần mềm sẽ sử dụng danh sách kết chuyển lớp từ lệnh Thiết lập kết chuyển năm học từ nhóm các chức năng cuối năm học của phần mềm.

Chú ý quan trọng:

- Các lớp cuối cấp sẽ không được kết chuyển vì học sinh sẽ ra trường.

- Học sinh lưu ban sẽ được kết chuyển riêng biệt.

- Các lớp không phải là cuối cấp không nằm trong bảng kết chuyển thì toàn bộ học sinh của các lớp này sẽ được chuyển vào Danh sách học sinh tạm thời của năm học mới. Đầu năm học sử dụng chức năng Các công việc đầu năm để phân bổ các học sinh này vào các lớp của năm học mới.

Bước 6/8: xác định danh sách học sinh lưu ban cần kết chuyển.

- Với mỗi học sinh lưu ban xác định lớp học mới cần kết chuyển cho học sinh này. Mặc định phần mềm sử dụng lại tên lớp cũ để kết chuyển.

Chú ý:

Nếu học sinh lưu ban không xác định kết chuyển trong danh sách trên thì phần mềm sẽ đưa vào DS học sinh tạm thời của năm học mới.

Bước 7/8: xác định các khối lớp cho năm học mới.

- Dùng chuột kích hoạt các khối lớp cho năm học mới.

Bước 8/8: xác định các nhóm, tổ giáo viên cho năm học mới.

- Dùng chuột kích hoạt các tổ, nhóm giáo viên cho năm học mới.

Đây là bước cuối cùng. Nếu các tham số đã xác định chính xác, nháy nút Kết thúc để bắt đầu khởi tạo dữ liệu năm học mới. Chờ một vài phút, nếu thành công, màn hình thông báo có dạng sau:

Nháy Đồng ý để kết thúc quá trình khởi tạo dữ liệu năm học mới.

Chú ý:

Sau khi đã khởi tạo dữ liệu năm học mới, bạn có thể vào năm mới để làm việc bằng lệnh: Tệp --> Mở dữ liệu làm việc.

Chọn niên khóa, năm học mới tại vị trí Niên khóa trong hộp hội thoại và nhấn nút Chọn.
URL của bài viết này::http://www.schoolnet.vn/modules.php?name=News&file=article&sid=3454
© Cong ty Cong Nghe Tin hoc Nha truong contact: sales@schoolnet.vn