Một chức năng mới có từ TKB 8.5 cũng theo hướng này là khả năng gửi và xem thời khóa biểu thông qua hệ thống thư điện tử. Đây là một chức năng rất hữu ích của phần mềm TKB.

Chức năng này bao gồm các tính năng sau:

- Cho phép người xếp TKB tự động gửi thông tin thời khóa biểu cho các giáo viên trong nhà trường thông qua hệ thống thư điện tử.

- Cho phép gửi thông tin TKB của từng lớp đến các hòm thư chung của các lớp học trong nhà trường, thậm chí có thể gửi thư đến từng học sinh trong lớp học.

Lệnh được thực hiện từ thực đơn: Công cụ ---> Gửi thời khóa biểu qua Email.

Giao diện của lệnh này như hình dưới đây. Giao diện của lệnh có 2 chức năng chính: Gửi thư cho giáo viên và Gửi thư cho học sinh.

1. Gửi thư cho giáo viên

Dưới đây là màn hình chuẩn bị gửi dữ liệu TKB qua hòm thư của giáo viên trong nhà trường.

Trên cửa sổ chính chúng ta sẽ thấy danh sách các giáo viên trong nhà trường. Cột địa chỉ Email ghi địa chỉ hòm thư điện tử của các giáo viên này.

Các thao tác cụ thể như sau:

- Nháy chọn Gửi cho giáo viên để thực hiện chức năng gửi thư cho giáo viên.

- Nếu thấy thiếu thông tin địa chỉ Email thì có thể nhập trực tiếp các hòm thư này tại cột Địa chỉ Email.

Chú ý: cột thông tin địa chỉ Email được cập nhật tự động từ thông tin hòm thư điện tử từ danh sách giáo viên trong danh sách. Nếu chưa có thì nhập trực tiếp trong màn hình này. Nháy nút Ghi lại thông tin Email để cập nhật các địa chỉ này vào dữ liệu TKB của nhà trường.

- Có thể nhập thêm các thông tin lựa chọn tại cột Tên tệp đính kèm để gửi file đính kèm cho từng giáo viên, cột Nội dung Email ghi thêm các thông tin bổ sung muốn gửi cho từng giáo viên.

- Nháy chọn các giáo viên muốn gửi dữ liệu TKB qua email. Nháy nút Chọn tất cả / hủy chọn để chọn hoặc hủy các giáo viên này. Có thể dùng chuột để chọn từng giáo viên trong danh sách.

- Có thể chọn toàn bộ hoặc từng nhóm tổ giáo viên để gửi. Nháy vào check box Hiện danh sách theo nhóm giáo viên và chọn nhóm giáo viên tương ứng.

- Sau khi nhập xong thông tin email và chọn xong danh sách giáo viên cần gửi thì nháy nút Gửi Email để tiến hành công việc.

2. Gửi thư cho học sinh

Nếu muốn gửi thư đến các hòm thư các lớp học thì nháy chuột chọn Gửi cho học sinh và nhập thông tin tương tự như trong màn hình sau đây.

Chúng ta sẽ nhìn thấy cột danh sách các lớp học trong nhà trường. Danh sách các lớp này được chia thành 2 nhóm: nhóm lớp sáng và nhóm lớp chiều, phân cách bởi 1 gạch đỏ.

Tại cột địa chỉ Email có thể nhập thông tin như sau:

- Có thể nhập trực tiếp 1 địa chỉ thư điện tử là đại diện cho lớp học này. Cách nhập: nháy chuột lên ô tương ứng sáu đó nhập trực tiếp địa chỉ email từ bàn phím.

- Sử dụng một danh sách các thư điện tử của học sinh trong lớp học này. Cách thực hiện như sau:

+ Nhập một danh sách hòm thư điện tử cho mỗi lớp vào một tệp văn bản dạng plane text thành 1 file *.txt bất kỳ. Tệp này bao gồm nhiều dòng, mỗi dòng chứa 1 địa chỉ thư điện từ của các học sinh của lớp học.

+ Thực hiện việc gán tệp *.txt này vào vị trí cột Địa chỉ Email tương ứng như sau: nháy đúp chuột tại ô này, sẽ xuất hiện hộp hội thoại mở File, tìm tệp *.txt tương ứng chứa danh sách email của lớp học. Như vậy tại ô này sẽ ghi thông tin đường dẫn của tệp *.txt tương ứng.

Sau khi nhập xong các danh sách email của các lớp thì bấm nút Gửi Email để tiến hành gửi thư cho các lớp hoặc gửi đến từng học sinh của các lớp.

Người nhận thư là học sinh hay giáo viên sẽ nhận được thông tin thời khóa biểu như sau:

Chú ý: để thực hiện được chức năng này, máy tính cần có kết nối online với Internet.

School@net