Nhân dịp năm học mới, chúng tôi xin giới thiệu cho các nhà trường, các giáo viên và các bạn học sinh, sinh viên một món quà vô cùng ý nghĩa và giá trị: đó là bộ phần mềm tin học văn phòng Open Office.
Open Office là bộ phần mềm gì vậy? Chức năng của bộ phần mềm này là gì?
Vì sao bộ phần mềm này lại có ý nghĩa lớn như vậy đối với các nhà trường, giáo viên và gia đình?
Bộ phần mềm này có những tính năng đặc biệt gì để các nhà trường có thể và nên sử dụng chúng thay thế cho thói quen dùng phần mềm Microsoft Office trước đây?
Để chuyển sang dùng bộ phần mềm này các nhà trường có cần phải khai báo, đăng ký hay nộp các khoản lệ phí nào thêm hay không?
Khi đã quen dùng bộ phần mềm cũ Microsoft Office bây giờ chuyển sang phần mềm mới này có gì khó khăn không?
Tất cả các câu hỏi quan trọng trên đây sẽ được giải thích ngay trong bài viết này.

1. Open Office là bộ phần mềm của ai? Chức năng của bộ phần mềm này là gì?

Open Office là bộ phần mềm do công ty Sun MicroSystem phát triển. Chắc các bạn đã nghe nhiều đến cái tên quen thuộc như Java, một ngôn ngữ lập trình vạn năng và rất nổi tiếng. Java cũng như Open Office đều là các sản phẩm nổi tiếng của hãng phần mềm Sun. Bộ phần mềm Open Office bao gồm 3 phần mềm văn phòng chính: phần mềm soạn thảo văn bản WRITER, phần mềm bảng tính điện tử CALC và phần mềm trình diễn bài giảng IMPRESSION. Như vậy các phần mềm này có tính năng hoàn toàn tương tự như các phần mềm văn phòng của Microsoft mà nhiều người Việt Nam chúng ta vẫn đang quen sử dụng.

Như vậy về nguyên tắc sử dụng các phần mềm của bộ Open Office hoàn toàn tương đương khi sử dụng các phần mềm văn phòng của Micriosoft mà chúng ta vẫn quen dùng.
Một đặc trưng rất đặc biệt của bộ phần mềm này là các giao diện của chúng gần như hoàn toàn tương tự với giao diện của bộ Microsoft Office mà chúng ta vẫn quen thuộc. Đặc điểm này rất quan trọng và là lý do quan trọng để chúng tôi cớ bài viết này dành cho các nhà trường, giáo viên và học sinh.

Giao diện của WRITER gần như đồng nhất với WORD. Với những ai đã quan soạn thảo trên WORD việc chuyển đổi sang phần mềm mới này sẽ rất dễ dàng.

Hình trên là giao diện phần mềm CALC, phần mềm bảng tính điện tử của bộ Open Office. Người dùng đã quen với Excel sẽ nhận ra rằng giao diện của CALC hoàn toàn trùng lặp và tương tự như Excel.

Giao diện của phần mềm trình diễn IMPRESSION của bộ Open Office. Chúng ta lại thấy sự trùng khít về giao diện của phần mềm này với PowerPoint. Hiện nay PowerPoint đang được các nhà trường, giáo viên sử dụng rất nhiều trong việc biên soạn bài giảng và giáo án điện tử. Chúng tôi hy vọng rằng trong một tương lai không xa phần mềm IMPRESSION cũng sẽ được các giáo viên sử dụng rộng rãi trong nhà trường.

2. Vì sao bộ phần mềm này lại có ý nghĩa lớn như vậy đối với các nhà trường, giáo viên và gia đình?

Như đã trình bày ở trên bộ phần mềm Open Office là bộ các phần mềm tin học văn phòng có tính năng gần như giống Microsoft Office, do vậy bộ phần mềm này có một ý nghĩa rất to lớn trong mọi đối tượng người sử dụng nói chung và trong các nhà trường nói riêng. Những công việc hàng ngày của mọi chúng ta bao gồm soạn thảo văn bản, viết bài luận, thiểt kế bài giảng, tính toán số liệu, tính điểm đều phải sử dụng các phần mềm tin học văn phòng như Open Office và Microsoft Office.
Với chủ chương đổi mới và cải tiến cách dạy, cách học, vai trò của tin học ngày càng quan trọng và cần thiết đối với giáo viên, học sinh.

3. Bộ phần mềm này có những tính năng đặc biệt gì để các nhà trường có thể và nên sử dụng chúng thay thế cho thói quen dùng phần mềm Microsoft Office trước đây?

Câu hỏi này được đưa ra là hoàn toàn tự nhiên và chính xác. Vì sao các nhà trường và giáo viên chúng ta đã dùng quen Microsoft Office rồi nay lại được khuyên nên chuyển sang bộ phần mềm mới Open Office? Biết rằng tính năng của hai bộ phần mềm này là tương đương thế thì điều gì bắt chúng ta phải suy nghĩ và chuyển đổi?
Lý do là có và rất xác đáng.
Bộ phần mềm Microsoft Office mà chúng ta đang sử dụng quen là bộ phần mềm có bản quyền và rất đắt tiền. Giá của một bộ như vậy khoảng 400-800$ tức là khoảng 6-10 triệu đồng tiền Việt Nam. Các nhà trường và giáo viên chúng ta đang sử dụng phần mềm này đều đã vi phạm bản quyền sở hữu trí tuệ mà Việt Nam đã ký với Hoa kỳ. Về lý thuyết nếu chúng ta dùng Microsoft Office mà không mua tiền bản quyền phần mềm tức là đã vi pháp pháp luật của Việt Nam!
Còn nếu chúng ta dùng Open Office thì sao? Vấn đề chính là ở đây: Open Office là bộ phần mềm hoàn toàn miễn phí. Hơn nữa mỗi chúng ta không những được quyền tải về, cài đặt và sử dụng phần mềm này miễn phí mà chúng at còn có quyền sao chép, phát tán, tuyên truyền cho bất cứ ai để mong họ sử dụng cùng với chúng ta. Như vậy sử dụng Open Office là hoàn toàn hợp phát và không cần phải mất bất cứ một lệ phí nào. Đây chính là một trong những nguyên nhân chính, cơ bản nhất của việc nên sử dụng bộ phần mềm Open Office.

4. Để chuyển sang dùng bộ phần mềm này các nhà trường có cần phải khai báo, đăng ký hay nộp các khoản lệ phí nào thêm hay không?

Như đã trình bày ở trên, khi chuyển sang dùng bộ phần mềm mới Open Office chúng ta không cần phải khai báo, đăng ký hay nộp bất cứ lệ phí nào. Các nhà trường chỉ việc lên Website: http://www.openoffice.org hoặc http://vi.openoffice.org sau đó vào trang tải phần mềm và tải bộ phần mềm Open Office từ trang này về máy của mình là có thể dùng được. Phiên bản hiện thời dùng ổn định là phiên bản 2.2 (tại thời điểm tháng 9 năm 2007).
Các nhà trường cũng có thể tải trực tiếp bộ phần mềm này từ Website của công ty công nghệ tin học nhà trường School@net.

Tải trực tiếp bộ phần mềm Open Office 2.2 tại đây

Trên Website này các bạn có thể tải về hai bản: bản tiếng Anh và bản tiếng Việt. Tùy thói quen sử dụng mà chúng ta có thể dùng bản tiếng Anh hay tiếng Việt.

5. Khi đã quen dùng bộ phần mềm cũ Microsoft Office bây giờ chuyển sang phần mềm mới này có gì khó khăn không?

Câu trả lời là: không vì các lý do sau:
- Toàn bộ chức năng cũng như giao diện của bộ phần mềm Open Office gần như hoàn toàn tương tự Microsoft Office. Theo đánh giá của chúng tôi hai bộ phần mềm này có chất lượng và các tính năng gần như giống nhau và tương đương. Tất nhiên chúng không phải là đồng nhất. Chúng tôi sẽ có các viết tiếp theo mô tả những sự khác biệt chính giữa hai bộ phần mềm này theo từng phần mềm WRITER-WORD, CALC-EXCEL, IMPRESSION-POWERPOINT.
- Bộ phần mềm Open Office hoàn toàn đọc và làm việc bình thường với các tệp dữ liệu chuẩn của bộ Microsoft Office. Tất cả các tệp *.doc, *.xls, *.ppt đều có thể đọc và làm việc bình thường trong Open Office. Điều đó có nghĩa là khi chuyển sang bộ phần mềm mới toàn bộ dữ liệu đã được khởi tạo từ trước sẽ được sử dụng lại hoàn toàn trong Open Office.

Kết luận

Nhân dịp năm học mới 2007-2008 chúng tôi xin giới thiệu và tặng cho các nhà trường Việt Nam, các giáo viên và học sinh một món quà rất có ý nghĩa, đó là bộ phần mềm Open Office. Với một bộ phần mềm chất lượng cao, có tính năng hoàn toàn tương tự Microsoft Office và lại hoàn toàn miễn phí, các nhà trường hãy nhanh chóng hoạch định kế hoạch học tập, tập huấn để chuyến sang bộ phần mềm mới tuyệt vời này.
Chúc các nhà trường, các giáo viên đạt nhiều thành tính và thành công với những ứng dụng của Open Office trong học tập và giảng dạy.